Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Verantwortlich ist die Ernst Immobilienverwaltung, Moritz Ernst, Hüttenallee 211, 47800 Krefeld (E-Mail: info@ernst-iv.de, Telefon: +49 2151 9719991). Für die Verwaltung und die Technik ist sie gemeinsam mit Dirk-Michael Ernst (Ernst Solutions) verantwortlich. Einzelheiten stehen im Abschnitt „Gemeinsam Verantwortliche“.

Welche Daten erfassen wir?

Beim Besuch der Website werden technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp) automatisch erfasst. Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per Telefon kontaktieren, erheben wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Bei Telefonaten über unsere KI-Assistentin Emma wird Ihre Spracheingabe in Echtzeit verarbeitet.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Zur technischen Bereitstellung der Website und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen. Bei bestehenden Verträgen nutzen wir sie außerdem zur Verwaltung Ihrer Liegenschaft.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung Ihrer gespeicherten Daten sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Außerdem können Sie sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Verantwortlicher

Gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)

Die Ernst Immobilienverwaltung von Moritz Ernst ist Verwalterin der Gemeinschaften und des Mietobjekts. Dirk-Michael Ernst arbeitet dort fachlich mit. Mit seiner Firma Ernst Solutions betreibt er die Technik, zum Beispiel Server, E-Mail und Telefon. Weil beide gemeinsam entscheiden, wie Ihre Daten verarbeitet werden, sind sie gemeinsam verantwortlich. Sie haben schriftlich geregelt, wer sich um was kümmert.

Für Mieterinnen und Mieter im Haus Hasserodtstraße 30 in Kassel gilt: Ihr Vermieter ist Dirk-Michael Ernst. Die Ernst Immobilienverwaltung verwaltet das Haus für ihn. Beide sind gemeinsam verantwortlich.

Ansprechpartnerin für alle Fragen zum Datenschutz ist die Ernst Immobilienverwaltung (info@ernst-iv.de). Dort können Sie Auskunft verlangen, Fehler berichtigen lassen oder der Verarbeitung widersprechen. Sie können sich auch an Dirk-Michael Ernst, Ernst Solutions, Hüttenallee 211, 47800 Krefeld, info@ernst-solutions.de wenden. Ihr Anliegen wird dann weitergeleitet. Ernst Solutions sorgt für die Sicherheit der Technik und wählt die dafür nötigen Dienstleister aus.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung vorliegen.

Allgemeine Rechtsgrundlagen

Sofern Sie eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zur Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Bei berechtigtem Interesse gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage wird in den nachfolgenden Abschnitten benannt.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Einige Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung, etwa das Laden der Karte von Google Maps. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Was bis zum Widerruf geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu:

SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird. Ist die Verschlüsselung aktiv, sind die Daten, die Sie an uns übermitteln, auf dem Weg vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangt zugesandten Werbung, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

3. Hosting – eigener VPS bei netcup

Diese Website wird auf einem eigenen virtuellen privaten Server (VPS) der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, betrieben. Der VPS steht ausschließlich uns zur Verfügung; auf dem Server läuft ein selbst konfigurierter Nginx-Webserver sowie unsere n8n-Instanz für die Kontaktformularverarbeitung (siehe Abschnitt 4c).

Beim Besuch der Website erfasst unser Server verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von netcup: netcup.de/datenschutz.

Die Verwendung von netcup erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und datenschutzkonformen Darstellung unserer Website). Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO mit netcup abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland.

4. Datenerfassung auf dieser Website

a) Server-Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch technische Daten an unseren Hosting-Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie Referrer-URL. Diese Daten werden ausschließlich zur technischen Bereitstellung der Website benötigt und nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website).

b) Anfragen per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen). Die von Ihnen übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Für Telefonanrufe, die über unsere KI-Assistentin Emma entgegengenommen werden, gelten die gesonderten Regelungen unter Abschnitt 8.

c) Kontaktformular (n8n, selbstgehostet)

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Betreff und Ihre Nachricht erhoben. Die Formulardaten werden verschlüsselt per HTTPS an den Webhook-Endpunkt https://n8n.ernst-iv.de/webhook/kontakt übermittelt, der auf unserem eigenen VPS (netcup, Deutschland) betrieben wird.

Zur Verarbeitung setzen wir n8n (n8n GmbH, Softwarewerk 9, 10999 Berlin) ein – eine Open-Source-Automatisierungssoftware, die ausschließlich auf unserem eigenen Server selbstgehostet betrieben wird. n8n leitet die Formulardaten anschließend per E-Mail an unser Büro weiter. Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren Mailanbieter Migadu-Mail GmbH, Rohnen 587, 9414 Schachen, Schweiz. Die Postfächer liegen in Rechenzentren von OVH in Frankreich und Deutschland. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, sodass für die Übermittlung kein zusätzliches Schutzniveau erforderlich ist. Datenschutz: migadu.com/privacy. Eine Weitergabe an weitere Dritte findet nicht statt; die Verarbeitung selbst erfolgt auf unserem VPS in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Bestätigung im Formular ist eine Kenntnisnahme dieser Erklärung, keine Einwilligung – für die Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen wir keine. Die von Ihnen eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, der Verarbeitung widersprechen oder der Zweck der Datenspeicherung entfällt. Pflichtangaben aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

5. Schriftarten und Icons (lokale Einbindung)

Diese Website verwendet Schriftarten (Montserrat, Open Sans) sowie die Icon-Bibliothek Lucide (v0.469.0), die lokal auf unserem Server gespeichert sind. Es findet keine Verbindung zu externen Servern (z. B. Google Fonts oder CDN-Diensten) statt. Es werden keine Daten an Dritte übertragen.

6. Cookies

Diese Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Beim Besuch der Website werden keine persistenten Cookies gesetzt. Das Kontaktformular sendet Daten direkt an unseren eigenen Server (n8n-Webhook); dabei werden keine Drittanbieter-Cookies erzeugt. Eine Cookie-Einwilligung ist für den Basisbetrieb dieser Website nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Ausnahme: Wenn Sie auf der Kontaktseite die Karte von Google Maps laden (2-Klick-Lösung, nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung), können Google-Cookies gesetzt werden. Näheres dazu in Abschnitt 7.

7. Google Maps

Auf unserer Kontaktseite bieten wir die Möglichkeit, eine Karte von Google Maps einzublenden. Die Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Klick auf „Karte laden") geladen. Erst dann wird eine Verbindung zu Servern von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, aufgebaut. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt und es können Cookies von Google gesetzt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

8. Telefonischer Kontakt über KI-Assistentin Emma

a) Beschreibung der Verarbeitung

Für die telefonische Erreichbarkeit setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten („Emma") ein. Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, nimmt Emma Ihren Anruf entgegen, erfasst Ihr Anliegen und kann Termine vereinbaren. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert und um Ihre Einwilligung zur Protokollierung in Textform gebeten.

b) Verarbeitete Daten

Bei einem Telefonat mit Emma werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer (wird automatisch übermittelt, sofern nicht unterdrückt)
• Ihr gesprochener Text (wird in Echtzeit in Text umgewandelt, keine Audioaufzeichnung)
• Ihr Name, Ihre Adresse und Ihr Anliegen (soweit von Ihnen im Gespräch mitgeteilt)
• Gesprächszusammenfassung in Textform (kein Audioprotokoll)

c) Abgleich mit Bestandsdaten

Zur korrekten Zuordnung Ihres Anliegens gleicht Emma den von Ihnen genannten Namen mit unserer Mieter- und Eigentümerdatenbank ab. Dies dient ausschließlich dazu, Ihre Anfrage der richtigen Liegenschaft und dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Eine darüber hinausgehende Auswertung oder Profilbildung findet nicht statt.

d) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Emma erfasst Ihr Anliegen und leitet es an unsere Mitarbeiter weiter; alle maßgeblichen Entscheidungen werden von Menschen getroffen. Sie können jederzeit die Weiterleitung an einen Mitarbeiter verlangen.

e) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Protokollierung des Gesprächs in Textform erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die Sie zu Beginn des Telefonats erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.

f) Eingesetzte Drittanbieter

Für den Betrieb von Emma werden folgende Dienstleister eingesetzt:

g) Speicherung und Löschung

Audiodaten werden nicht gespeichert. Die Spracherkennung läuft in Echtzeit, die Audiodaten werden nach der Umwandlung in Text sofort verworfen. Gesprächszusammenfassungen gehen per E-Mail an unser Büro. Diese E-Mail bewahren wir 3 Jahre ab Eingang als Nachweis Ihrer Meldung auf. Arbeitskopien auf unserem Server löschen wir nach 90 Tagen. Buchungsrelevante Vorgänge werden in der Buchhaltung so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz verlangt. Bestandsdaten für den Namensabgleich liegen auf unserem eigenen Server in Deutschland und werden täglich neu erstellt.

9. Verwaltungssoftware WIN-CASA

Zur Verwaltung von Miet- und WEG-Objekten setzen wir die Software WIN-CASA der Software24.com GmbH, Eichbichlstr. 1, 83071 Stephanskirchen, ein. Dabei werden Mieter- und Eigentümerdaten, Kontodaten und objektbezogene Unterlagen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten aus WEG und Mietrecht).

WIN-CASA läuft auf unserem eigenen Rechner. Software24 erhält nur für Fernwartung und Unterstützung Zugriff. Dafür besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Weitere Informationen: software24.com

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Keine sonstige Weitergabe an Dritte

Eingehende Briefe, Rechnungen und E-Mails legen wir in einem Dokumentenarchiv auf unserem eigenen Server ab. Ihr Inhalt wird mit Claude von Anthropic PBC (USA) ausgewertet, um ihn dem richtigen Objekt und Vorgang zuzuordnen. Grundlage der Übermittlung sind ein Data Processing Addendum und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Auswertung ist ein Vorschlag. Entschieden wird von Menschen.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Ausnahmen sind die in den Abschnitten 4c, 8 und 9 genannten Dienstleister und, nur nach Ihrer Einwilligung, Google beim Laden der Karte (Abschnitt 7). Google ist dabei selbst verantwortlich.

11. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@ernst-iv.de